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1.1 Manipulación de la mercancía

La manipulación de la mercancía es uno de los aspectos más cruciales dentro de las operaciones de un almacén, ya que influye directamente en la eficiencia, seguridad y calidad de los productos. Este proceso abarca todas las actividades relacionadas con el movimiento, carga, descarga, almacenamiento y preparación de los productos en el almacén. La forma en que se manipulan los productos puede determinar tanto la seguridad del personal como la integridad de las mercancías y el tiempo de procesamiento dentro del almacén.

1.2 Criterios de almacenamiento

Existen unos criterios específicos para mantener un flujo operativo adecuado en el almacén. Los criterios de almacenamiento ayudan a asegurar que los productos se encuentren en el lugar adecuado, en el momento justo y bajo las condiciones necesarias para mantener su calidad y accesibilidad.

• Tipo de producto: Cada tipo de mercancía requiere un enfoque diferente para su manipulación, y esto depende de sus características, como peso, tamaño, fragilidad, condición perecedera, y peligrosidad.
  • Los productos frágiles, como mercancías de vidrio, porcelana o electrónica requieren de una manipulación cuidadosa para evitar roturas. Se debe utilizar material protector como burbujas de aire, cartón, o estructuras acolchonadas.
  • En el caso de productos perecederos (alimentos y otros productos que necesitan refrigeración), estos deben ser manejados de acuerdo con las normativas de seguridad alimentaria y las condiciones de temperatura requeridas, utilizando equipos como refrigeradores o congeladores.
  • Los productos químicos, inflamables o tóxicos, al considerados como materiales peligrosos, necesitan manipularse bajo estrictas normas de seguridad, utilizando equipo especializado y siguiendo los protocolos de manejo seguro para evitar accidentes.
  • Cuando se manejan productos grandes o pesados, es necesario contar con maquinaria adecuada (como carretillas elevadoras, grúas, etc.) para evitar lesiones en los empleados y daños en los productos.
• Rotación de inventarios (FIFO y LIFO): El principio FIFO (First In, First Out) se aplica a productos que tienen fecha de caducidad o que requieren ser utilizados de acuerdo con su antigüedad. LIFO (Last In, First Out) puede ser adecuado para productos que no tienen caducidad o para materiales de uso en construcción, por ejemplo.
• Tamaño y peso: Los productos deben organizarse de forma que los más grandes y pesados estén en la parte inferior, mientras que los más ligeros o pequeños se almacenen en estanterías o sistemas más altos.
• Accesibilidad: Aquellos productos de alta rotación se ubican en zonas de fácil acceso para minimizar el tiempo y el esfuerzo de recolección. Los de baja rotación pueden almacenarse en áreas menos accesibles o más alejadas.
• Seguridad: Hay que tener en cuenta los requisitos de seguridad antes de ser almacenados. Por ejemplo, los productos inflamables deben mantenerse alejados de fuentes de calor, mientras que los productos químicos deben guardarse en áreas bien ventiladas y señalizadas.
• Condiciones ambientales: Algunos requieren condiciones específicas como temperatura, humedad o ventilación, por lo que el almacenamiento debe ajustarse a estas necesidades para preservar su calidad y seguridad.

1.3 Seguridad en la manipulación

Existen unos aspectos clave dentro de la seguridad en la manipulación para prevenir accidentes y garantizar que los productos se mantengan en condiciones óptimas.

Un ejemplo de estos es la capacitación a los empleados, estos deben recibir formación continua sobre las mejores prácticas de manipulación, incluyendo el uso adecuado de equipos de protección personal (EPP), el manejo de cargas pesadas, el uso de maquinaria y las normativas de seguridad. Los trabajadores, además, deben procurar estar equipados con los EPP adecuados, tales como guantes, gafas de seguridad, botas antideslizantes, cascos, y chalecos reflectantes, según el tipo de mercancía que estén manipulando.

Dentro de esta capacitación tenemos que asegurarnos de que el personal esté entrenado en el manejo seguro de carretillas elevadoras, transpaletas, grúas y otras herramientas utilizadas para el movimiento de mercancías, con el objetivo de evitar accidentes graves.

Se deben seguir los procedimientos adecuados para levantar, cargar y descargar mercancías. En particular, se debe aplicar el levantamiento en equipo para cargas pesadas y evitar el levantamiento manual de objetos demasiado grandes o pesados sin la maquinaria adecuada.

Cabe destacar que la seguridad no solo recae en las acciones de los empleados y los elementos de protección que utilicen, pues el almacén también debe estar debidamente señalizado con advertencias sobre el tipo de productos y riesgos presentes, como productos inflamables, frágiles, o tóxicos. Dentro de este aspecto se incluye la debida delimitación en las zonas para el uso de equipos específicos.

Mantenimiento Regular de Equipos: Los equipos de manipulación deben ser revisados y mantenidos regularmente para asegurar su funcionamiento adecuado y seguro, evitando fallos que puedan causar accidentes.

1.4 Recepción de mercancías desde las distintas instancias, procesos

Este proceso marca el inicio de la gestión del inventario, involucra varios pasos y requiere de una serie de verificaciones para asegurar que los productos recibidos sean correctos y estén en buen estado. Los pasos involucrados en la recepción de mercancías incluyen:

1. Verificación de documentos: Al recibir la mercancía, es necesario verificar los documentos de envío (facturas, órdenes de compra, guías de despacho) para asegurarse de que la mercancía corresponde con lo solicitado.
2. Inspección de la mercancía: Realizar una inspección visual para verificar que no haya daños visibles o faltantes en la mercancía. Con este paso se evitan problemas posteriores.
3. Contabilización de la cantidad: Contar la mercancía permite asegurarse de que la cantidad recibida coincida con la cantidad indicada en los documentos de envío y la orden de compra.
4. Registro en el sistema de inventarios: Una vez confirmada la cantidad y el estado de la mercancía, se registra en el sistema de gestión de inventarios (WMS o ERP) para actualizar los niveles de stock.
5. Clasificación y almacenamiento: Después de la recepción, la mercancía es clasificada de acuerdo con los criterios de almacenamiento definidos y se debe ubicar en la zona adecuada dentro del almacén.
6. Control de calidad: En algunos casos, especialmente con productos perecederos o sensibles, puede ser necesario realizar pruebas de calidad antes de aceptar formalmente la mercancía en el inventario.

1.5 Entradas y salidas de inventarios

Las entradas y salidas de inventarios permiten controlar el flujo de mercancías y mantener un equilibrio adecuado en el stock disponible.

Entradas de inventarios

Las entradas se refieren a la recepción de mercancías en el almacén. Cada vez que un nuevo lote de productos llega, se debe actualizar el inventario.

El registro de estas mercancías debe incluir detalles como la cantidad, el tipo de productos, la fecha de entrada, y el proveedor.

El control adecuado de las entradas permite mantener un nivel adecuado de existencias y ayuda a prevenir problemas de sobre stock o desabastecimiento.

Salidas de inventarios

Las salidas se refieren a la distribución o venta de productos almacenados. Esto puede ser hacia otros almacenes de la empresa, a clientes o para producción interna.

Se realiza un seguimiento de las salidas para garantizar que se mantenga un control adecuado de los inventarios y se eviten errores o pérdidas.

Es importante registrar las salidas en tiempo real, asegurando que se actualicen los niveles de inventario y se mantengan registros precisos para la planificación futura.

1.6 Facturación y otros documentos claves para rebaja de inventarios

La facturación y los documentos asociados son esenciales para garantizar una correcta rebaja de inventarios, tanto en las salidas como en las entradas.

• Facturas: La factura es el documento oficial que acompaña la transacción de mercancías. Al realizar una venta o distribución, se genera una factura que debe incluir información detallada sobre los productos, cantidades y precios, y que sirve como base para rebajar el inventario de la mercancía salida.
• Notas de crédito: Cuando hay devoluciones de productos o ajustes en el precio, se emite una nota de crédito que afecta el inventario de manera correspondiente, revirtiendo la cantidad de mercancía.
• Órdenes de compra: Las órdenes de compra son documentos que establecen las condiciones de adquisición de mercancías y sirven como base para registrar las entradas de inventarios.
• Guías de remisión: Son documentos de transporte que sirven para realizar el seguimiento de las mercancías durante el traslado, y también para ajustar el inventario en el caso de entregas parciales o completas.
• Documentos de entrega: Estos documentos confirman que la mercancía fue entregada a un cliente o distribuida, y son esenciales para rebajar los inventarios y asegurar que los productos han salido del almacén.
• Recibos de pago y liquidaciones: En el proceso de facturación, los recibos de pago y las liquidaciones también son importantes, ya que aseguran que las mercancías entregadas estén vinculadas al pago realizado, lo cual es fundamental para mantener registros financieros adecuados.

EJERCICIOS DE ANÁLISIS PRÁCTICOS

1. ¿Cuáles son los principales problemas que enfrenta o enfrentaría para poder dar almacenamiento a los productos cumpliendo los criterios vistos en este tema? Analice ideas de cómo solucionarlos:

2. ¿Qué seguimiento es necesario para cumplir y hacer cumplir la seguridad en las operaciones de almacenamiento?

3. Respecto a las entradas de inventario, enumere una lista de acciones que se deben llevar a cabo para que no se dejen nunca de procesar:

4. Si no cabe la mercancía entrante en su lugar destinado dentro del almacén, ¿qué se debe hacer?