Concepto y tipos de inventarios
El inventario se refiere al conjunto de bienes, productos, materiales o mercancías que una empresa mantiene en existencia con el objetivo de ser utilizados en su proceso productivo, comercialización o para la venta. Mantener un adecuado control de inventarios es la clave para ahorrarnos el desabastecimiento como el exceso de productos, lo que puede resultar en costos innecesarios.
Existen varios tipos de inventarios según su uso dentro de la empresa. El inventario de materias primas comprende los materiales que se utilizan en el proceso de producción, tales como metales, plásticos o telas. El inventario de productos en proceso, por otro lado, incluye aquellos productos que están en las etapas intermedias de producción y que aún no han sido terminados.
Agregando a estos, también se suma el inventario de productos terminados (el cual engloba aquellos productos que ya están listos para su venta o distribución), el inventario de repuestos y suministros (que abarca las piezas y herramientas necesarias para la operación continua de la empresa, como repuestos de maquinaria y otros artículos esenciales para el mantenimiento de los procesos), el concepto de inventario de seguridad (que se refiere al stock adicional que se mantiene para hacer frente a imprevistos como fluctuaciones en la demanda o problemas en la cadena de suministro), y, por último, el inventario de mercancías en tránsito (el cual incluye aquellos productos que están siendo transportados pero aún no se han recibido físicamente en el almacén, aunque se deben monitorear para mantener la continuidad en las operaciones).
Preparación para conteo de inventario
La preparación para el conteo de inventarios es la fase que asegura que el proceso sea efectivo y libre de errores.
La primera acción consiste en establecer un plan de conteo, lo cual involucra decidir la frecuencia de este (por ejemplo, mensual, trimestral o anual) y los métodos que se utilizarán, como el conteo manual o el uso de sistemas automatizados. Es importante asignar claramente las responsabilidades a los empleados encargados de realizar el conteo y aquellos encargados de supervisar el proceso.
Para evitar errores y mejorar la eficiencia, el almacén debe estar debidamente organizado, lo que implica que los productos estén bien etiquetados y almacenados en lugares específicos que permitan una fácil localización. Igualmente, se debe eliminar cualquier producto que no forme parte del inventario, como mercancías obsoletas o dañadas, ya que esto puede afectar la exactitud del conteo.
La capacitación del personal es uno de los aspectos que no se pueden olvidar, pues quienes participen en el conteo deben estar familiarizados con el procedimiento, el uso de las herramientas de conteo, y la importancia de la exactitud en el proceso. También se deben reparar las herramientas necesarias para el conteo, como listas de inventarios, escáneres, etiquetas, y asegurarse de que los sistemas informáticos estén operativos para registrar los datos de manera eficiente.
Como acción final, es necesario comunicar a todos los departamentos involucrados sobre el proceso de conteo para que se tomen precauciones, como la suspensión temporal de movimientos de productos durante ese tiempo.
Distintos tipos de conteos de inventarios, procedimientos
Existen diversos tipos de conteos de inventarios que se adaptan a las necesidades y características de cada empresa.
El conteo periódico es uno de los más comunes y consiste en realizar un conteo completo de los productos en stock en intervalos regulares, como al final de cada mes, trimestre o año. Este tipo de conteo puede generar disrupciones en las operaciones del almacén, ya que se debe suspender temporalmente el movimiento de productos para que los empleados puedan llevar a cabo el conteo.
Su principal ventaja es que proporciona una visión clara de la cantidad de productos almacenados en momentos específicos, aunque también puede ser costoso en términos de tiempo y recursos.
En contraste, el conteo cíclico implica un conteo de inventarios de manera continua o rotativa, dividiendo el almacén en secciones y realizando el conteo de cada una de ellas en diferentes períodos. Este enfoque permite mantener el control del inventario sin interrumpir las operaciones diarias de manera significativa.
Por otro lado, el conteo perpetuo o permanente utiliza tecnologías de monitoreo en tiempo real, como sistemas de gestión de inventarios, que registran automáticamente cada movimiento de entrada o salida, manteniendo un inventario siempre actualizado.
Aunque esta es la opción más precisa y menos invasiva para las operaciones diarias, requiere una infraestructura tecnológica avanzada.
Finalmente, el conteo por muestra se utiliza cuando el volumen de productos es tan grande que contar todos los artículos sería impráctico. En este caso, se selecciona una muestra representativa de los productos y se estima el inventario total basado en esa muestra.
Este método es más rápido y menos costoso, pero tiene una precisión inferior al conteo total.
Diseño de procedimientos de monitoreo de inventarios
El monitoreo de inventarios es un proceso continuo que requiere procedimientos bien definidos para garantizar que los niveles de inventario sean adecuados y se mantengan en equilibrio con la demanda.
Elementos clave en el diseño de procedimientos de monitoreo de inventarios:
Definir objetivos del monitoreo:
Establecer qué se espera lograr con el monitoreo: ¿evitar roturas de stock?, ¿reducir pérdidas por caducidad o deterioro?, ¿mantener un nivel de inventario óptimo?
Establecer frecuencia del monitoreo:
Dependiendo de la importancia de los productos o la rotación del inventario, se debe definir cuán frecuentemente se realizará el monitoreo. Esto puede ser diario, semanal o mensual, según sea necesario.
Asignar responsabilidades:
Definir quién será el responsable de realizar el monitoreo de inventarios, ya sea el personal del almacén, un equipo específico de control de inventarios o a través de un sistema automatizado.
Uso de tecnología:
Implementar tecnologías como sistemas de gestión de inventarios (WMS) que permitan un monitoreo en tiempo real y automatizado, facilitando el proceso de auditoría y reduciendo el margen de error.
Documentación y reportes:
Hay que asegurar que cada acción de monitoreo esté documentada adecuadamente. Esto puede incluir registros de movimientos de inventario, discrepancias encontradas y medidas correctivas tomadas.
Revisión de resultados:
Analizar los resultados del monitoreo para identificar problemas recurrentes, ajustar políticas de inventario y mejorar la eficiencia de los procedimientos operativos.
Diseño de los reportes de monitoreo de inventarios
Los reportes de monitoreo de inventarios son herramientas fundamentales para gestionar eficazmente los niveles de stock y tomar decisiones informadas.
Para realizar el diseño de estos reportes debemos incluir información básica y detallada sobre el inventario, como la cantidad de productos, su ubicación, las fechas de entrada y salida, y cualquier otra información relevante que permita tener una visión clara del estado de los productos. Es importante que los reportes también incluyan un seguimiento de las discrepancias, como las diferencias entre el inventario físico y el registrado en el sistema, lo que puede señalar problemas como robos, daños o errores en el registro.
Los reportes de monitoreo ocupan información sobre la rotación de inventarios, permitiendo identificar productos de alta, media o baja rotación. Esto es útil para ajustar las estrategias de compras y minimizar los costos de almacenamiento.
Cabe destacar que estos reportes necesitan contener en ellos recomendaciones basadas en los resultados obtenidos, tales como ajustes en los procedimientos de manejo de inventarios o acciones correctivas a seguir.
A su vez, la visualización gráfica de los datos es una buena práctica, ya que facilita la interpretación rápida de los resultados, permitiendo a los responsables de la toma de decisiones identificar tendencias y patrones con facilidad. Finalmente, los reportes deben permitir la comparación entre los resultados del monitoreo y los objetivos previamente establecidos, lo que ayudará a evaluar el desempeño y realizar ajustes cuando sea necesario.
EJERCICIOS DE ANÁLISIS PRÁCTICOS
- Explique aspectos a tomar en cuenta en lo que es la preparación para la toma de inventarios:
- ¿Cuál es el tipo de conteo de inventarios que más le convence y diga por qué?
- Hable de la importancia del inventario aleatorio y muestral, es decir, en el que se toman muestras periódicamente:
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